Po fwyaf aml y byddwch yn derbyn ac yn anfon llythyrau, y mwyaf o ohebiaeth sy'n cael ei storio ar eich cyfrifiadur. Ac, wrth gwrs, mae hyn yn arwain at y ffaith bod y ddisg yn rhedeg allan o le. Hefyd, gall hyn arwain at y ffaith bod Outlook yn stopio derbyn llythyrau. Mewn achosion o'r fath, dylech fonitro maint eich blwch post ac, os oes angen, dileu llythyrau diangen.
Fodd bynnag, er mwyn rhyddhau lle, nid oes angen dileu pob llythyr. Gellir archifo'r rhai pwysicaf yn syml. Sut i wneud hyn byddwn yn trafod yn y llawlyfr hwn.
Yn gyfan gwbl, mae Outlook yn darparu dwy ffordd i archifo post. Mae'r cyntaf yn awtomatig ac mae'r ail yn llaw.
Archifo e-bost awtomatig
Gadewch i ni ddechrau gyda'r ffordd fwyaf cyfleus - mae hyn yn archifo post awtomatig.
Manteision y dull hwn yw y bydd Outlook yn awtomatig yn archifo llythyrau heb eich cyfranogiad.
Mae'r anfanteision yn cynnwys y ffaith y bydd yr holl lythyrau yn cael eu harchifo a'u bod yn angenrheidiol, ac nid oes angen.
Er mwyn sefydlu archifo awtomatig, cliciwch ar y botwm "Paramedrau" yn y ddewislen "File".
Nesaf, ewch i'r tab "Advanced" ac yn y grŵp "AutoArchive", cliciwch y botwm "AutoSrchive Settings".
Mae hi bellach yn parhau i wneud y lleoliadau angenrheidiol. I wneud hyn, dewiswch y blwch gwirio "Autoarchive bob ... diwrnod" a gosodwch y cyfnod archifo mewn diwrnodau yma.
Ymhellach, fe wnaethom sefydlu paramedrau yn ôl ein disgresiwn. Os ydych am i Outlook ofyn am gadarnhad cyn dechrau'r copi wrth gefn, gwiriwch y blwch "Cais cyn archifo awtomatig", os nad oes angen hyn, yna dad-diciwch y blwch a bydd y rhaglen yn gwneud popeth ar ei phen ei hun.
Isod gallwch ffurfweddu dilead awtomatig o hen lythyrau, lle gallwch chi hefyd osod "oedran" mwyaf y llythyr. A hefyd i benderfynu beth i'w wneud â hen lythyrau - eu symud i ffolder ar wahân, neu eu dileu.
Unwaith y byddwch wedi gwneud y gosodiadau angenrheidiol, gallwch glicio ar y botwm "Gwneud gosodiadau i bob ffolderi".
Os ydych chi eisiau dewis y ffolderi yr ydych am eu harchifo eich hun, yna yn yr achos hwn bydd yn rhaid i chi fynd i mewn i briodweddau pob ffolder a sefydlu auto-archifo yno.
Yn olaf, pwyswch y botwm "OK" i gadarnhau'r gosodiadau a wnaed.
Er mwyn canslo'r archif awtomatig, bydd yn ddigon i ddad-diciwch y blwch "Auto-archive bob ... diwrnod".
Archifo llythyrau â llaw
Nawr dadansoddwch y ffordd o archifo â llaw.
Mae'r dull hwn yn eithaf syml ac nid oes angen unrhyw leoliadau ychwanegol arno gan ddefnyddwyr.
Er mwyn anfon llythyr at yr archif, rhaid i chi ei ddewis yn y rhestr o lythyrau a chlicio ar y botwm "Archive". I archifo grŵp o lythyrau, dewiswch y llythrennau angenrheidiol ac yna pwyswch yr un botwm.
Mae manteision ac anfanteision i'r dull hwn hefyd.
Mae'r manteision yn cynnwys y ffaith eich bod yn dewis pa lythyrau sydd angen eu harchifo. Wel, mae'r minws yn archifo â llaw.
Felly, mae cleient e-bost Outlook yn darparu sawl opsiwn i'w ddefnyddwyr ar gyfer creu archif o lythyrau. Am fwy o ddibynadwyedd, gallwch ddefnyddio'r ddau. Hynny yw, i ddechrau, ffurfweddu awto-archifo ac yna, yn ôl yr angen, anfon y llythyrau at yr archif eich hun, a dileu'r rhai ychwanegol.
