Er hwylustod, mae cleient e-bost Outlook yn cynnig y gallu i'w ddefnyddwyr ymateb yn awtomatig i negeseuon sy'n dod i mewn. Gall hyn symleiddio'r gwaith gyda'r post yn sylweddol, os oes angen anfon yr un ateb mewn ymateb i negeseuon e-bost sy'n dod i mewn. At hynny, gellir ffurfweddu'r ateb awtomatig i bawb sy'n dod i mewn ac yn ddethol.
Os ydych chi newydd ddod ar draws problem debyg, yna bydd y cyfarwyddyd hwn yn eich helpu i symleiddio'r gwaith gyda'r post.
Felly, er mwyn ffurfweddu ymateb awtomatig mewn rhagolygon 2010, bydd angen i chi greu templed ac yna ffurfweddu'r rheol briodol.
Creu templed ateb awtomatig
Gadewch i ni ddechrau o'r cychwyn cyntaf - byddwn yn paratoi templed llythyr a fydd yn cael ei anfon at y derbynwyr fel ateb.
Yn gyntaf, crewch neges newydd. I wneud hyn, ar y tab "Home", cliciwch y botwm "Creu Neges".
Yma mae angen i chi nodi testun a'i fformatio os oes angen. Defnyddir y testun hwn yn y neges ateb.
Nawr, pan fydd y gwaith gyda'r testun wedi'i gwblhau, ewch i'r ddewislen "File" a dewiswch y gorchymyn "Save As".
Yn y ffenestr arbed eitem, dewiswch "Outlook Template" yn y rhestr "Type Type" a nodwch enw ein templed. Nawr rydym yn cadarnhau'r arbediad trwy glicio ar y botwm "Cadw". Nawr gellir cau'r ffenestr neges newydd.
Mae hyn yn cwblhau creu'r templed ymateb awtomatig a gallwch fynd ymlaen i sefydlu'r rheol.
Creu rheol ar gyfer auto-ateb i negeseuon sy'n dod i mewn
Er mwyn creu rheol newydd yn gyflym, ewch i'r prif dab yn y brif ffenestr Outlook a chliciwch ar y botwm Rules yn y grŵp Symud ac yna dewiswch yr eitem Rheoli rheolau a hysbysiadau.
Yma rydym yn clicio "New ..." ac yn mynd i'r dewin i greu rheol newydd.
Yn yr adran "Cychwyn gyda rheol wag", cliciwch ar yr eitem "Cymhwyso'r rheol i'r negeseuon a dderbyniais" a symud ymlaen i'r cam nesaf drwy glicio ar y botwm "Nesaf".
Ar hyn o bryd, fel rheol, nid oes angen dewis unrhyw amodau. Fodd bynnag, os oes angen i chi addasu'r ateb nid i bob neges sy'n dod i mewn, dewiswch yr amodau angenrheidiol drwy dicio'r blychau gwirio.
Nesaf, ewch i'r cam nesaf trwy glicio ar y botwm priodol.
Os nad ydych wedi dewis unrhyw amodau, bydd Outlook yn eich rhybuddio y bydd y rheol arfer yn berthnasol i bob e-bost sy'n dod i mewn. Mewn achosion pan fydd ei angen arnom, byddwn yn cadarnhau trwy glicio ar y botwm "Ie" neu cliciwch "No" a gosod amodau.
Yn y cam hwn, rydym yn dewis y weithred gyda'r neges. Ers i ni sefydlu ateb awtomatig i negeseuon sy'n dod i mewn, rydym yn gwirio'r blwch "Atebwch ddefnyddio'r templed penodedig".
Ar waelod y ffenestr mae angen i chi ddewis y templed a ddymunir. I wneud hyn, cliciwch ar y ddolen "Templed Penodedig" a symud ymlaen i ddethol y templed ei hun.
Os na wnaethoch newid y llwybr ar y cam o greu templed neges a gadael popeth yn ddiofyn, yna yn y ffenestr hon mae'n ddigon i ddewis "Templedi yn y system ffeiliau" ac mae'r templed a grëwyd yn ymddangos yn y rhestr. Fel arall, rhaid i chi glicio ar y botwm "Pori" ac agor y ffolder lle gwnaethoch chi arbed y ffeil gyda thempled y neges.
Os caiff y cam gweithredu dymunol ei wirio a bod y ffeil templed yn cael ei dewis, gallwch fynd ymlaen i'r cam nesaf.
Yma gallwch sefydlu eithriadau. Hynny yw, yr achosion hynny lle na fydd yr ateb awtomatig yn gweithio. Os oes angen, dewiswch yr amodau angenrheidiol a'u haddasu. Os nad oes unrhyw eithriadau yn eich rheol ateb awtomatig, yna ewch i'r cam olaf drwy glicio ar y botwm "Nesaf".
Mewn gwirionedd, nid oes angen ffurfweddu unrhyw beth yma, fel y gallwch glicio ar y botwm "Gorffen" ar unwaith.
Yn awr, yn dibynnu ar yr amodau a'r eithriadau sydd wedi'u ffurfweddu, bydd Outlook yn anfon eich templed mewn ymateb i negeseuon e-bost sy'n dod i mewn. Fodd bynnag, dim ond ar gyfer ateb awtomatig un-amser i bob derbynnydd yn ystod sesiwn y mae'r meistr rheol yn darparu.
Hynny yw, cyn gynted ag y byddwch yn dechrau Outlook, mae'r sesiwn yn dechrau. Mae'n dod i ben ar yr allanfa o'r rhaglen. Felly, er bod Outlook yn gweithio, ni fydd ymateb mynych i'r derbynnydd a anfonodd sawl neges. Yn ystod y sesiwn, mae Outlook yn creu rhestr o ddefnyddwyr yr anfonwyd ateb awtomatig iddynt, sy'n caniatáu i chi osgoi ail-anfon. Ond, os ydych chi'n cau Outlook, ac yna'n mewngofnodi eto, caiff y rhestr hon ei hailosod.
Er mwyn analluogi auto-ateb i negeseuon sy'n dod i mewn, dad-diciwch y rheol auto-ateb yn y ffenestr "Rheolau a Rhybuddion Rheoli".
Gan ddefnyddio'r cyfarwyddyd hwn, gallwch ffurfweddu ateb awtomatig yn Outlook 2013 a fersiynau diweddarach.
