Yn y pecyn Microsoft Office, mae yna raglen arbennig ar gyfer creu cronfa ddata a gweithio gyda nhw - Mynediad. Serch hynny, mae'n well gan lawer o ddefnyddwyr ddefnyddio cais mwy cyfarwydd at y diben hwn - Excel. Dylid nodi bod gan y rhaglen hon yr holl arfau ar gyfer creu cronfa ddata lawn (DB). Gadewch i ni ddarganfod sut i wneud hyn.
Y broses greu
Mae'r gronfa ddata Excel yn set strwythuredig o wybodaeth a ddosberthir mewn colofnau a rhesi o ddalen.
Yn ôl terminoleg arbennig, enwir llinynnau cronfa ddata "records". Mae pob cofnod yn cynnwys gwybodaeth am wrthrych unigol.
Gelwir y colofnau "caeau". Mae pob maes yn cynnwys paramedr ar wahân ar gyfer yr holl gofnodion.
Hynny yw, mae ffrâm unrhyw gronfa ddata yn Excel yn dabl reolaidd.
Creu bwrdd
Felly, yn gyntaf oll mae angen i ni greu tabl.
- Rhowch benawdau caeau (colofnau) y gronfa ddata.
- Rydym yn llenwi enw'r cofnodion cronfa ddata (llinellau).
- Rydym yn symud ymlaen i lenwi'r gronfa ddata.
- Ar ôl i'r gronfa ddata gael ei llenwi, rydym yn fformatio'r wybodaeth ynddi yn ôl ein disgresiwn (ffont, ffiniau, llenwi, dethol, safle testun mewn perthynas â'r gell, ac ati).
Mae hyn yn cwblhau creu'r fframwaith cronfa ddata.
Gwers: Sut i wneud taenlen yn Excel
Neilltuo priodoleddau cronfa ddata
Er mwyn i Excel ganfod y tabl nid yn unig fel ystod o gelloedd, sef fel cronfa ddata, mae angen iddo bennu'r priodoleddau priodol.
- Ewch i'r tab "Data".
- Dewiswch holl ystod y tabl. Cliciwch ar fotwm cywir y llygoden. Yn y ddewislen cyd-destun, cliciwch ar y botwm "Neilltuo enw ...".
- Yn y graff "Enw" nodwch yr enw yr ydym am ei alw'n gronfa ddata. Rhagofyniad yw bod yn rhaid i'r enw ddechrau gyda llythyr, ac ni ddylai fod mannau. Yn y graff "Ystod" Gallwch newid cyfeiriad ardal y bwrdd, ond os gwnaethoch ei ddewis yn gywir, nid oes angen i chi newid unrhyw beth yma. Yn ddewisol, gallwch nodi nodyn mewn maes ar wahân, ond mae'r paramedr hwn yn ddewisol. Ar ôl gwneud yr holl newidiadau, cliciwch ar y botwm. "OK".
- Cliciwch ar y botwm "Save" ar ben y ffenestr neu deipiwch y llwybr byr bysellfwrdd Ctrl + S, er mwyn arbed y gronfa ddata ar ddisg galed neu gyfryngau symudol y gellir eu cysylltu â chyfrifiadur personol.
Gallwn ddweud bod gennym eisoes gronfa ddata barod ar ôl hynny. Mae'n bosibl gweithio gydag ef hyd yn oed mewn cyflwr mor debyg ag y caiff ei gyflwyno nawr, ond bydd llawer o gyfleoedd yn cael eu dileu. Isod rydym yn esbonio sut i wneud y gronfa ddata yn fwy ymarferol.
Didoli a hidlo
Mae gweithio gyda chronfeydd data, yn gyntaf oll, yn darparu ar gyfer y posibilrwydd o drefnu, dethol a didoli cofnodion. Gadewch i ni gysylltu'r swyddogaethau hyn â'n cronfa ddata.
- Dewiswch wybodaeth y maes yr ydym yn mynd i gynnal yr archeb ynddo. Cliciwch ar y botwm "Trefnu" sydd wedi'i leoli ar y rhuban yn y tab "Data" yn y bloc offer Msgstr "Didoli a hidlo".
Gellir perfformio didoli ar bron unrhyw baramedr:
- yn nhrefn yr wyddor;
- dyddiad;
- rhif, ac ati
- Bydd y ffenestr nesaf yn ymddangos yn gofyn a ddylid defnyddio'r ardal a ddewiswyd yn unig i'w didoli neu ei hymestyn yn awtomatig. Dewiswch yr ehangu awtomatig a chliciwch ar y botwm. "Trefnu ...".
- Mae'r ffenestr Trefniadau Didoli yn agor. Yn y maes "Trefnu yn ôl" nodi enw'r maes y caiff ei gynnal arno.
- Yn y maes "Trefnu" yn nodi'n union sut y caiff ei berfformio. Ar gyfer cronfa ddata, yr opsiwn gorau yw dewis "Gwerthoedd".
- Yn y maes "Gorchymyn" nodi'r drefn y caiff y didoli ei chyflawni. Ar gyfer gwahanol fathau o wybodaeth, dangosir gwerthoedd gwahanol yn y ffenestr hon. Er enghraifft, ar gyfer data testun, dyma fydd y gwerth "O A i Z" neu "Z i A", ac ar gyfer rhifol - "Esgynnol" neu "Disgynnol".
- Mae'n bwysig sicrhau hynny Msgstr "Mae fy data yn cynnwys penawdau" roedd tic. Os na, yna mae angen i chi roi.
Ar ôl cofnodi'r holl baramedrau angenrheidiol, cliciwch ar y botwm "OK".
Wedi hynny, bydd y wybodaeth yn y gronfa ddata yn cael ei didoli yn ôl y gosodiadau penodedig. Yn yr achos hwn, fe wnaethom ddatrys yn ôl enwau gweithwyr y fenter.
- Un o'r offer mwyaf cyfleus wrth weithio mewn cronfa ddata Excel yw hidlydd awtomatig. Dewiswch holl ystod y gronfa ddata ac yn y bloc gosodiadau Msgstr "Didoli a hidlo" cliciwch ar y botwm "Hidlo".
- Fel y gwelwch, ar ôl hyn, ymddangosodd eiconau mewn celloedd gydag enw'r caeau ar ffurf trionglau gwrthdro. Cliciwch ar eicon y golofn yr ydym yn mynd i'w hidlo. Yn y ffenestr a agorwyd rydym yn tynnu'r marciau gwirio o'r gwerthoedd hynny, y cofnodion yr ydym am eu cuddio. Ar ôl gwneud y dewis, cliciwch ar y botwm. "OK".
Fel y gwelwch, ar ôl hyn, roedd y llinellau sy'n cynnwys y gwerthoedd y gwnaethom eu tynnu oddi arnynt wedi'u cuddio o'r tabl.
- Er mwyn dychwelyd yr holl ddata i'r sgrîn, cliciwch ar eicon y golofn y cafodd y hidlydd ei pherfformio arni, ac yn y ffenestr agoriadol, gwiriwch bob blwch gwirio o flaen yr holl eitemau. Yna cliciwch ar y botwm "OK".
- Er mwyn cael gwared â'r hidlo'n llwyr, cliciwch ar y botwm. "Hidlo" ar y tâp.
Gwers: Didoli a hidlo data yn Excel
Chwilio
Os oes cronfa ddata fawr, mae'n gyfleus i chwilio trwyddi gan ddefnyddio teclyn arbennig.
- I wneud hyn, ewch i'r tab "Cartref" ac ar y tâp yn y bloc offer Golygu pwyswch y botwm "Darganfod ac amlygu".
- Mae ffenestr yn agor lle mae angen i chi nodi'r gwerth a ddymunir. Wedi hynny, cliciwch ar y botwm "Dod o hyd i nesaf" neu "Dod o hyd i bawb".
- Yn yr achos cyntaf, daw'r gell gyntaf lle mae gwerth penodedig yn weithredol.
Yn yr ail achos, agorir y rhestr gyfan o gelloedd sy'n cynnwys y gwerth hwn.
Gwers: Sut i wneud chwiliad yn Excel
Ardaloedd pinio
Cyfleus wrth greu cronfa ddata i drwsio'r gell gydag enw cofnodion a chaeau. Wrth weithio gyda sylfaen fawr - dim ond rhagofyniad yw hwn. Fel arall, bydd yn rhaid i chi dreulio amser yn sgrolio drwy'r ddalen i weld pa res neu golofn sy'n cyfateb i werth penodol.
- Dewiswch y gell, yr ardal uwchben ac i'r chwith ohonoch yr ydych am ei thrwsio. Fe'i lleolir yn union islaw'r pennawd ac i'r dde o'r enwau mynediad.
- Bod yn y tab "Gweld" cliciwch ar y botwm "Piniwch yr ardal"sydd wedi'i leoli yn y grŵp offer "Ffenestr". Yn y gwymplen, dewiswch y gwerth "Piniwch yr ardal".
Nawr bydd enwau caeau a chofnodion bob amser o flaen eich llygaid, ni waeth pa mor bell rydych chi'n sgrolio drwy'r daflen ddata.
Gwers: Sut i osod yr ardal yn Excel
Rhestr gollwng
Ar gyfer rhai meysydd yn y tabl, y peth gorau yw trefnu rhestr gwympo fel y gall defnyddwyr, drwy ychwanegu cofnodion newydd, nodi rhai paramedrau penodol yn unig. Mae hyn yn wir, er enghraifft, ar gyfer y maes "Paul". Wedi'r cyfan, efallai mai dim ond dau opsiwn fydd: dynion a merched.
- Creu rhestr ychwanegol. Yn fwyaf cyfleus bydd yn cael ei roi ar ddalen arall. Ynddo, rydym yn nodi'r rhestr o werthoedd a fydd yn ymddangos yn y gwymplen.
- Dewiswch y rhestr hon a chliciwch arni gyda'r botwm llygoden cywir. Yn y ddewislen sy'n ymddangos, dewiswch yr eitem "Neilltuo enw ...".
- Mae'r ffenestr sydd eisoes yn gyfarwydd i ni yn agor. Yn y maes priodol, rhowch yr enw i'n hystod, yn ôl yr amodau a drafodwyd uchod.
- Rydym yn dychwelyd i'r daflen gyda'r gronfa ddata. Dewiswch yr ystod y bydd y rhestr gwympo yn berthnasol iddi. Ewch i'r tab "Data". Rydym yn pwyso'r botwm "Dilysu Data"sydd wedi'i leoli ar y tâp yn y bloc offer "Gweithio gyda data".
- Mae'r ffenestr gwerth gweladwy yn agor. Yn y maes "Math o Ddata" gosod y newid i'r safle "Rhestr". Yn y maes "Ffynhonnell" gosodwch y marc "=" ac yn union ar ei ôl, heb le, ysgrifennwch enw'r gwymplen, a roddodd i ni ychydig yn uwch. Wedi hynny, cliciwch ar y botwm "OK".
Yn awr, pan fyddwch yn ceisio rhoi data yn yr ystod lle gosodwyd y cyfyngiad, bydd rhestr yn ymddangos lle gallwch ddewis rhwng gwerthoedd sydd wedi'u diffinio'n glir.
Os ydych chi'n ceisio ysgrifennu cymeriadau mympwyol yn y celloedd hyn, bydd neges gwall yn ymddangos. Bydd yn rhaid i chi ddod yn ôl a gwneud cofnod cywir.
Gwers: Sut i wneud rhestr gwympo yn Excel
Wrth gwrs, mae Excel yn is na'i alluoedd i raglenni arbenigol ar gyfer creu cronfeydd data. Fodd bynnag, mae ganddo becyn cymorth a fydd, yn y rhan fwyaf o achosion, yn bodloni anghenion defnyddwyr sydd am greu cronfa ddata. O ystyried y ffaith bod nodweddion cyffredin, o'i gymharu â chymwysiadau arbenigol, yn hysbys i ddefnyddwyr cyffredin yn llawer gwell, yna yn hyn o beth, mae gan ddatblygiad Microsoft rai manteision hyd yn oed.
