Wrth weithio yn Excel, mae rhai tablau yn cyrraedd maint eithaf trawiadol. Mae hyn yn arwain at y ffaith bod maint y ddogfen yn cynyddu, weithiau'n cyrraedd hyd yn oed hyd at ddwsin megabeit neu fwy. Mae cynnydd ym mhwysau llyfr gwaith Excel yn arwain nid yn unig at gynnydd yn y gofod y mae'n ei feddiannu ar y ddisg galed, ond, yn bwysicach na hynny, i arafu cyflymder gweithredu gweithredoedd a phrosesau amrywiol ynddo. Yn syml, pan fyddwch chi'n gweithio gyda dogfen o'r fath, mae Excel yn dechrau arafu. Felly, mae'r mater o wneud a lleihau maint llyfrau o'r fath yn dod yn fater brys. Gadewch i ni weld sut y gallwch leihau maint y ffeil yn Excel.
Y weithdrefn ar gyfer lleihau maint y llyfr
Dylai optimeiddio'r ffeil estynedig fod mewn sawl cyfeiriad ar unwaith. Nid yw llawer o ddefnyddwyr yn dyfalu, ond yn aml mae'r llyfr gwaith Excel yn cynnwys llawer o wybodaeth ddiangen. Pan fydd ffeil yn fach, nid oes unrhyw un yn rhoi sylw arbennig iddo, ond os daw'r ddogfen yn feichus, mae angen i chi ei optimeiddio gyda'r holl baramedrau posibl.
Dull 1: lleihau'r amrediad gwaith
Yr ystod weithio yw'r maes lle mae Excel yn cofio'r camau gweithredu. Wrth ail-gyfrifo dogfen, mae'r rhaglen yn ail-gyfrifo holl gelloedd y gweithle. Ond nid yw bob amser yn cyfateb i'r ystod y mae'r defnyddiwr yn gweithio ynddi. Er enghraifft, bydd gofod a osodwyd yn anfwriadol ymhell islaw'r tabl yn ehangu maint yr ystod weithio i'r elfen lle mae'r gofod hwn wedi'i leoli. Mae'n ymddangos y bydd Excel, wrth ei ail-gyfrifo, yn prosesu criw o gelloedd gwag bob tro. Gadewch i ni weld sut y gallwch chi ddatrys y broblem hon trwy esiampl tabl penodol.
- Yn gyntaf, cymerwch olwg ar ei phwysau cyn optimeiddio, i gymharu'r hyn y bydd ar ôl y driniaeth. Gellir gwneud hyn trwy symud i'r tab "Ffeil". Ewch i'r adran "Manylion". Yn y rhan dde o'r ffenestr a agorwyd nodir prif briodweddau'r llyfr. Yr eitem gyntaf o eiddo yw maint y ddogfen. Fel y gwelwch, 56.5 kilobytes yw ein hachos ni.
- Yn gyntaf, dylech ddarganfod sut mae gwir arwynebedd gweithio'r daflen yn wahanol i'r un y mae ei angen ar y defnyddiwr mewn gwirionedd. Mae hyn yn eithaf hawdd i'w wneud. Rydym yn dod yn unrhyw gell yn y tabl ac yn teipio'r cyfuniad allweddol Ctrl + End. Mae Excel yn symud yn syth i'r gell olaf, y mae'r rhaglen yn ei hystyried fel elfen olaf y gweithle. Fel y gwelwch, yn ein hachos penodol, dyma linell 913383. O ystyried mai dim ond y chwe llinell gyntaf sydd mewn gwirionedd yn y tabl, gellir dweud bod y llinellau 913377, mewn gwirionedd, yn llwyth diwerth, sydd nid yn unig yn cynyddu maint y ffeil, ond, oherwydd Mae ail-gyfrifo holl ystod y rhaglen yn gyson wrth gyflawni unrhyw weithred, yn arwain at arafu yn y gwaith ar y ddogfen.
Wrth gwrs, mewn gwirionedd, mae bwlch mor fawr rhwng yr ystod weithio wirioneddol a'r un Excel yn ei gymryd yn eithaf prin, a chymerom nifer mor fawr o linellau er mwyn eglurder. Er, weithiau mae yna hyd yn oed achosion pan ystyrir ardal gyfan taflen yn ardal waith.
- Er mwyn datrys y broblem hon, mae angen i chi ddileu'r holl linellau, gan ddechrau o'r gwagle cyntaf ac i ben y ddalen. I wneud hyn, dewiswch y gell gyntaf, sydd wedi'i lleoli yn union o dan y tabl, a theipiwch y cyfuniad allweddol Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Fel y gwelwch, ar ôl hynny, dewiswyd holl elfennau'r golofn gyntaf, gan ddechrau o'r gell benodedig ac i ddiwedd y tabl. Yna cliciwch ar y cynnwys gyda'r botwm llygoden cywir. Yn y ddewislen cyd-destun agored, dewiswch yr eitem "Dileu".
Mae llawer o ddefnyddwyr yn ceisio dileu trwy glicio ar y botwm. Dileu ar y bysellfwrdd, ond nid yw hyn yn gywir. Mae'r weithred hon yn clirio cynnwys y celloedd, ond nid yw'n eu dileu eu hunain. Felly, yn ein hachos ni ni fydd yn helpu.
- Ar ôl i ni ddewis yr eitem "Dileu ..." yn y ddewislen cyd-destun, mae ffenestr tynnu celloedd bach yn agor. Rhoesom y newid i'r safle ynddo "Llinyn" a chliciwch ar y botwm "OK".
- Mae pob llinell o'r ystod a ddewiswyd wedi'u dileu. Gwnewch yn siŵr eich bod yn ail-agor y llyfr trwy glicio ar yr eicon disgen yng nghornel chwith uchaf y ffenestr.
- Nawr, gadewch i ni weld sut y gwnaeth ein helpu ni. Dewiswch unrhyw gell yn y tabl a theipiwch y llwybr byr Ctrl + End. Fel y gwelwch, dewisodd Excel gell olaf y tabl, sy'n golygu mai hwn bellach yw elfen olaf gweithle'r daflen.
- Nawr rydym yn symud i'r adran "Manylion" tabs "Ffeil"i ddarganfod faint o bwysau sydd ar ein dogfen. Fel y gwelwch, mae bellach yn 32.5 KB. Dwyn i gof, cyn y weithdrefn optimeiddio, fod ei faint yn 56.5 KB. Felly, cafodd ei leihau gan fwy na 1.7 gwaith. Ond yn yr achos hwn, nid yw'r prif gyflawniad hyd yn oed yn ostyngiad ym mhwysau'r ffeil, ond y ffaith bod y rhaglen bellach wedi'i heithrio rhag ailgyfeirio'r ystod sydd bron yn ddi-ddefnydd, a fydd yn cynyddu cyflymder prosesu'r ddogfen yn sylweddol.
Os yw'r llyfr yn cynnwys nifer o daflenni rydych chi'n gweithio gyda nhw, mae angen i chi wneud gweithdrefn debyg gyda phob un ohonynt. Bydd hyn yn lleihau maint y ddogfen ymhellach.
Dull 2: dileu fformatio diangen
Ffactor pwysig arall sy'n gwneud dogfen Excel yn drymach yn fformatio diangen. Gall hyn gynnwys defnyddio gwahanol fathau o ffontiau, ffiniau, fformatau rhif, ond yn gyntaf oll mae'n ymwneud â llenwi celloedd â gwahanol liwiau. Felly, cyn i chi fformatio'r ffeil, mae angen i chi feddwl ddwywaith, ac a yw'n werth gwneud hynny neu heb y weithdrefn hon, gallwch wneud yn hawdd.
Mae hyn yn arbennig o wir am lyfrau sy'n cynnwys llawer iawn o wybodaeth, sydd eisoes â maint sylweddol. Gall ychwanegu fformatio i lyfr gynyddu ei bwysau hyd yn oed sawl gwaith. Felly, mae angen dewis y “cymedr euraid” rhwng gwelededd y wybodaeth a gyflwynir yn y ddogfen a maint y ffeil, i gymhwyso fformatio dim ond lle mae hynny'n wirioneddol angenrheidiol.
Ffactor arall sy'n gysylltiedig â'r fformatio, pwysiad, yw bod yn well gan rai defnyddwyr fformatio'r celloedd "gydag ymyl." Hynny yw, maent nid yn unig yn fformatio'r tabl ei hun, ond hefyd yr ystod sydd oddi tano, hyd yn oed hyd at ddiwedd y daflen, gyda'r disgwyl na fydd angen eu fformatio eto bob tro pan fydd rhesi newydd yn cael eu hychwanegu at y tabl.
Ond nid yw'n hysbys yn union pryd y caiff llinellau newydd eu hychwanegu a faint fydd yn cael eu hychwanegu, a chyda fformatio rhagarweiniol o'r fath byddwch yn gwneud y ffeil hyd yn oed yn awr, a fydd hefyd yn cael effaith negyddol ar gyflymder y gwaith gyda'r ddogfen hon. Felly, os ydych wedi cymhwyso'r fformatio i gelloedd gwag nad ydynt wedi'u cynnwys yn y tabl, yna dylech ei ddileu yn bendant.
- Yn gyntaf oll, mae angen i chi ddewis yr holl gelloedd sydd wedi'u lleoli o dan yr ystod gyda'r data. I wneud hyn, cliciwch ar rif y llinell wag gyntaf ar y panel cydlynu fertigol. Amlygir y llinell gyfan. Ar ôl hynny defnyddiwch y cyfuniad allweddol poeth yr ydym eisoes yn ei wybod. Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Wedi hynny, tynnir sylw at yr ystod gyfan o resi islaw'r rhan o'r tabl sydd wedi'i llenwi â data. Bod yn y tab "Cartref" cliciwch ar yr eicon "Clir"sydd wedi'i leoli ar y tâp yn y bloc offer Golygu. Mae bwydlen fach yn agor. Dewiswch swydd ynddo "Clear Formats".
- Ar ôl y weithred hon ym mhob cell o'r ystod a ddewiswyd, caiff y fformatio ei ddileu.
- Yn yr un modd, gallwch ddileu fformatio diangen yn y tabl ei hun. I wneud hyn, rydym yn dewis celloedd unigol neu ystod yr ydym yn ystyried bod fformatio yn ddefnyddiol iawn, cliciwch ar y botwm. "Clir" Ar y tâp ac o'r rhestr, dewiswch yr eitem "Clear Formats".
- Fel y gwelwch, mae'r fformatio yn yr ystod a ddewiswyd o'r tabl wedi'i symud yn llwyr.
- Wedi hynny, byddwn yn dychwelyd at yr ystod hon rai elfennau fformatio yr ydym yn eu hystyried yn briodol: ffiniau, fformatau rhifol, ac ati.
Bydd y camau uchod yn helpu i leihau maint y llyfr gwaith Excel yn sylweddol ac yn cyflymu'r gwaith ynddo. Ond mae'n well defnyddio'r fformatio yn y lle cyntaf dim ond os yw'n wirioneddol briodol ac angenrheidiol, na threulio amser ar wneud y gorau o'r ddogfen.
Gwers: Fformatio Tablau Excel
Dull 3: dileu cysylltiadau
Mewn rhai dogfennau, nifer fawr iawn o gysylltiadau, o ble mae gwerthoedd yn tynnu. Gall hyn hefyd arafu cyflymder y gwaith ynddynt yn ddifrifol. Mae cysylltiadau allanol â llyfrau eraill yn dylanwadu'n gryf ar y sioe hon, er bod cysylltiadau mewnol hefyd yn cael effaith negyddol ar gyflymder. Os nad yw'r ffynhonnell y mae'r ddolen yn ei chymryd o'r wybodaeth yn cael ei diweddaru'n gyson, hynny yw, mae'n gwneud synnwyr i ddisodli'r cyfeiriadau cyfeiriol yn y celloedd â gwerthoedd normal. Gall hyn gynyddu cyflymder y gwaith gyda'r ddogfen. Gallwch weld a yw'r cysylltiad neu'r gwerth mewn cell benodol: gallwch yn y bar fformiwla ar ôl dewis yr elfen.
- Dewiswch yr ardal sy'n cynnwys y dolenni. Bod yn y tab "Cartref", cliciwch ar y botwm "Copi" sydd wedi'i leoli ar y rhuban yn y grŵp gosodiadau "Clipfwrdd".
Fel arall, ar ôl dewis yr ystod, gallwch ddefnyddio cyfuniad o allweddi poeth. Ctrl + C.
- Ar ôl i ni gopïo'r data, peidiwch â thynnu'r dewis o'r ardal, ond cliciwch arno gyda'r botwm llygoden cywir. Mae'r fwydlen cyd-destun yn cael ei lansio. Yn y bloc "Dewisiadau Mewnosod" angen clicio ar yr eicon "Gwerthoedd". Mae'n edrych fel pictogram gyda'r ffigurau a ddangosir.
- Wedi hynny, bydd gwerthoedd ystadegol yn disodli'r holl gysylltiadau yn yr ardal a ddewiswyd.
Ond mae'n rhaid i ni gofio nad yw'r opsiwn hwn o optimeiddio llyfr gwaith Excel bob amser yn dderbyniol. Gellir ei ddefnyddio dim ond pan nad yw'r data o'r ffynhonnell wreiddiol yn ddeinamig, hynny yw, nid ydynt yn newid gydag amser.
Dull 4: newid fformat
Ffordd arall o leihau maint y ffeil yn sylweddol yw newid ei fformat. Mae'n debyg bod y dull hwn yn helpu mwy na'r gweddill i gywasgu llyfr, er bod angen defnyddio'r opsiynau a gyflwynwyd uchod hefyd ar y cyd.
Yn Excel, mae sawl fformat ffeil "brodorol" - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Y fformat xls oedd yr estyniad sylfaenol ar gyfer fersiwn rhaglen Excel 2003 ac yn gynharach. Mae eisoes wedi dyddio, ond serch hynny, mae llawer o ddefnyddwyr yn dal i wneud cais. Yn ogystal, mae yna achosion pan fydd yn rhaid i chi fynd yn ôl i weithio gyda hen ffeiliau a grëwyd flynyddoedd yn ôl hyd yn oed pan nad oedd fformatau modern. Heb sôn am y ffaith bod llawer o raglenni trydydd parti nad ydynt yn gwybod sut i drin fersiynau diweddarach o ddogfennau Excel yn gweithio gyda llyfrau gyda'r estyniad hwn.
Dylid nodi bod gan y llyfr gyda'r estyniad xls faint llawer mwy na'i analog modern o'r fformat xlsx, y mae Excel yn ei ddefnyddio ar hyn o bryd fel y prif un. Yn gyntaf oll, mae hyn oherwydd bod ffeiliau xlsx, mewn gwirionedd, yn archifau cywasgedig. Felly, os ydych chi'n defnyddio'r estyniad xls, ond yn dymuno lleihau pwysau'r llyfr, yna gellir gwneud hyn trwy ei ail-osod yn y fformat xlsx.
- I drosi dogfen o fformat xls i fformat xlsx, ewch i'r tab "Ffeil".
- Yn y ffenestr sy'n agor, talwch sylw i'r adran ar unwaith "Manylion"lle nodir mai pwysau'r ddogfen ar hyn o bryd yw 40 Kb. Nesaf, cliciwch ar yr enw "Cadw fel ...".
- Mae ffenestr arbed yn agor. Os dymunwch, gallwch fynd i gyfeiriadur newydd ynddo, ond i'r rhan fwyaf o ddefnyddwyr mae'n fwy cyfleus storio'r ddogfen newydd yn yr un lle â'r ffynhonnell. Gellir newid enw'r llyfr, os dymunir, yn y maes "Enw Ffeil", er nad o reidrwydd. Y peth pwysicaf yn y weithdrefn hon yw rhoi yn y maes "Math o Ffeil" ystyr "Llyfr gwaith Excel (.xlsx)". Wedi hynny, gallwch bwyso'r botwm "OK" ar waelod y ffenestr.
- Ar ôl gwneud arbediad, ewch i'r adran "Manylion" tabs "Ffeil", i weld faint o bwysau sy'n cael ei leihau. Fel y gwelwch, mae bellach yn 13.5 KB yn erbyn 40 KB cyn y weithdrefn drosi. Hynny yw, dim ond un cadwraeth mewn fformat modern oedd yn ein galluogi i gywasgu'r llyfr bron i dair gwaith.
Yn ogystal, mewn Excel mae fformat xlsb modern arall neu lyfr deuaidd. Yn y ddogfen, caiff y ddogfen ei storio mewn amgodiad deuaidd. Mae'r ffeiliau hyn yn pwyso hyd yn oed yn llai na llyfrau xlsx. Yn ogystal, yr iaith y maent wedi'i hysgrifennu sydd agosaf at Excel. Felly, mae'n gweithio gyda llyfrau o'r fath yn gyflymach nag unrhyw estyniad arall. Ar yr un pryd, nid yw llyfr y fformat penodedig o ran ymarferoldeb a'r posibilrwydd o ddefnyddio gwahanol offer (fformatio, swyddogaethau, graffeg, ac ati) yn is na'r fformat xlsx ac mae'n fwy na'r fformat xls.
Y prif reswm pam na ddaeth xlsb yn fformat diofyn yn Excel yw nad yw rhaglenni trydydd parti yn gweithio gydag ef. Er enghraifft, os oes angen i chi allforio gwybodaeth o Excel i'r rhaglen 1C, gellir gwneud hyn gyda dogfennau xlsx neu xls, ond nid gyda xlsb. Ond, os nad ydych yn bwriadu trosglwyddo data i unrhyw raglen trydydd parti, yna gallwch arbed y ddogfen yn ddiogel ar fformat xlsb. Bydd hyn yn eich galluogi i leihau maint y ddogfen a chynyddu cyflymder y gwaith ynddi.
Mae'r weithdrefn ar gyfer arbed ffeil yn yr estyniad xlsb yn debyg i'r un a wnaethom ar gyfer estyniad xlsx. Yn y tab "Ffeil" cliciwch ar yr eitem "Cadw fel ...". Yn y ffenestr arbed a agorwyd yn y cae "Math o Ffeil" Mae angen dewis opsiwn "Llyfr gwaith deuaidd Excel (* .xlsb)". Yna cliciwch ar y botwm. "Save".
Edrychwn ar bwysau'r ddogfen yn yr adran. "Manylion". Fel y gwelwch, mae wedi gostwng hyd yn oed yn fwy ac mae bellach yn ddim ond 11.6 KB.
Wrth grynhoi, gallwn ddweud os ydych chi'n gweithio gyda ffeil mewn fformat, y ffordd fwyaf effeithiol o leihau ei faint yw ail-arbed mewn fformatau xlsx neu xlsb modern. Os ydych eisoes yn defnyddio'r estyniadau ffeil hyn, yna i leihau eu pwysau, dylech ffurfweddu'r gweithle yn gywir, dileu fformatio diangen a chysylltiadau diangen. Byddwch yn cael yr adenillion mwyaf os byddwch yn cyflawni'r holl gamau gweithredu hyn mewn cymhleth, ac nad ydych yn cyfyngu'ch hun i un opsiwn yn unig.
